Yleistä
Tämä tietosuojaseloste sisältää tietoa siitä, miten jäljempänä mainittu rekrytoija rekisterinpitäjänä kerää ja käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja Jobilla-verkkopalvelussa. Tätä tietosuojaselostetta saatetaan päivittää tarvittaessa tai sovellettavan lain muutostilanteissa.
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjänä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on rekrytoija, jonka tiedot löydät alta.
Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot:
- Huoltonen / Arkkitiimi Osuuskunta
- Y-tunnus: 1646725-4
- Sähköposti: [email protected]
- Postiosoite: Vapaaherrantie 11, 40320 Jyväskylä
- Tietosuojavastaava
- Joona Ilves
- Sähköposti: [email protected]
Mikäli työnhakijalla on tietosuoja-asioita koskevia kysymyksiä, olethan yhteydessä suoraan kyseiseen rekrytoijaan.
Mihin tarkoitukseen rekrytoija kerää henkilötietoja? Millä perusteilla henkilötietoja käsitellään?
Rekrytoija kerää, säilyttää ja käsittelee työnhakijoita koskevia henkilötietoja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasiallinen henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
Rekrytointiprosessin ja siihen liittyvien asioiden hoitaminen, kuten työhakemusten vastaanottaminen sekä työnhakijoiden arviointi ja valinta. Lainmukaisia käsittelyperusteita edellä mainittuihin tarkoituksiin ovat etenkin (1) työsopimuksen täytäntöönpano ja työsopimusta edeltävien toimenpiteiden suorittaminen, sekä (2) työnhakijan suostumus.
Mitä henkilötietoja työnhakijasta kerätään ja mistä lähteistä?
Rekrytoija saa työnhakijoita koskevia henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään ja tämän suostumuksella myös muista lähteistä.
Työnhakijoiden osalta rekrytoija tyypillisesti kerää ja käsittelee seuraavia henkilötietoja:
- Työnhakijan yhteystiedot, kuten nimi, sähköposti ja puhelinnumero.
- Muut rekrytointiin vaikuttavat rekrytointilomakkeiden vastaukset, jotka saattavat sisältää rekrytoinnista riippuen mm. ansioluetteloita, vastauksia monivalintakysymyksiin sekä avoimia testivastauksia.
Kuka käsittelee työnhakijan henkilötietoja ja luovutetaanko niitä kolmansille?
Pääsääntöisesti työnhakijan henkilötietoja käsittelee rekrytoijan henkilöstöön kuuluvat henkilöt työnhakuun ja työntekijöiden palkkaamiseen liittyviä tehtäviään suorittaessaan. Rekrytoija saattaa myös käyttää ulkopuolisia alihankkijoita, kuten Jobilla-palvelun tarjoajaa. He käsittelevät työnhakijoiden henkilötietoja normaalisti ns. henkilötietojen käsittelijän roolissa ja ovat sopimussuhteessa rekrytoijaan. Henkilötietojen luottamuksellisuuden säilymisestä huolehditaan tällöin muun muassa sopimuksin. Työnhakijan henkilötietoja saatetaan muutoin luovuttaa lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä taikka mikäli rekrytoija olisi osallisena yritysjärjestelyssä.
Luovutetaanko työnhakijan henkilötietoja EU:n ulkopuolelle?
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle, mutta koska tietoja säilytetään pääasiassa vain sähköisessä muodossa, saattavat jotkin palveluntarjoajat (mm. pilvitallennus) sijaita EU:n ulkopuolella. Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n ulkopuolelle, rekrytoijan vastuulla on kuitenkin huolehtia siitä, että henkilötietojen käsittely, siirto ja tallennus toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.
Kauanko henkilötietoja säilytetään?
Rekrytoija ei säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeellista. Tietojen säilytysaikoja saattaa kuitenkin ohjata myös oikeudelliset velvoitteet tai määräajat (kuten määräaika kanteen nostamiselle). Tietoja saatetaan myös päivittää tarvittaessa. Mikäli suostumus on ollut rekrytoijan ainoa henkilötiedon käsittelyperuste, tulee tämän poistaa henkilötiedot suostumuksen peruuttamisen jälkeen. Henkilötiedot saatetaan myös poistaa pyydettäessä, edellyttäen, että rekrytoijalla ei ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta.
Miten tietoja säilytetään ja suojataan?
Tietoja säilytetään palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten parhaiden käytäntöjen mukaisesti. Henkilötiedot pidetään luottamuksellisina eikä niitä ilmaista tarpeettomasti muille.
Tietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset?
Tietojen antaminen rekrytoinnin yhteydessä on vapaaehtoista. On hyvä kuitenkin huomata, että mikäli työnhakija ei anna tarvittavia henkilötietoja, on mahdollista että hänen hakemustaan ei voida käsitellä riittävällä tasolla. Työsopimusta solmittaessa tietojen antaminen on pakollista siltä osin, että rekrytoija voi solmia sitovan työsopimuksen ja täyttää siitä johtuvat velvoitteet ja toisaalta valvoa oikeuksiensa toteutumista.
Millaisia oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia työnhakijalla on tietojensa suhteen?
Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli rekrytoija käsittelee henkilötietoja suostumuksen perusteella, henkilö voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä rekrytoijalle.
Pääsy tietoihin
Työnhakijalla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö rekrytoija häntä koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä henkilötietoja hänestä käsitellään. Lisäksi työnhakijalla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojen käsittelyn perusteista.
Oikeus saada virheet korjatuksi
Työnhakijalla on oikeus pyytää, että häntä koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot korjataan.
Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Työnhakija voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten.
Oikeus vastustaa käsittelyä
Mikäli rekrytoija käsittelee henkilötietoja yleisen edun taikka oikeutetun edun perusteella, on työnhakijalla oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi hänen oikeutensa taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.
Oikeus rajoittaa käsittelyä
Työnhakijalla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rekrytoija rajoittaa hänen henkilötietojensa käsittelyä.
Oikeus saada tiedot siirretyksi
Mikäli rekrytoija käsittelee työnhakijan henkilötietoja suostumuksen perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, on työnhakijalla oikeus saada sähköisesti toimittamansa tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.
Miten työnhakija voi toteuttaa oikeutensa?
Työnhakija voi toteuttaa edellä kuvatut oikeutensa ottamalla rekrytoijaan yhteyttä rekrytointiprosessin yhteydessä saamien yhteystietojen avulla. Rekrytoijan tulee kuitenkin varmistaa henkilöllisyys ennen tietojen antamista, jotta tämä ei luovuta henkilötietoja väärälle ihmiselle. Mikäli työnhakija katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittely ei ole lainmukaista, voi hän tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).
Henkilötietojen käsittelyssä ja suojaustoimissa huomioidaan voimassa olevan tietosuojaa koskevan lainsäädännön vaatimukset. Tietosuojaan liittyviä käytäntöjä saatetaan päivittää. Muutokset julkaistaan tällä sivulla.
Viimeinen muokkaus: 28.3.2022
